不動産賃貸仲介の業務フロー！賃貸管理の業務フローや効率化のポイントと支援ツールも紹介

不動産賃貸仲介をスムーズに進めるには、業務フローを押さえておくことが重要です。

各段階で適切に対応することで、顧客満足度の向上と業務効率化を同時に実現できます。

さらに事業を拡大するには、賃貸管理の業務フローも押さえておくと良いでしょう。

この記事では、不動産賃貸仲介の基本的な業務フローから管理業務フローまで詳しく解説します。

この記事を最後まで読むと、不動産賃貸仲介の各業務で押さえるべきポイントや、効率良く仕事を進める方法について詳しく理解できますよ。

不動産賃貸仲介の業務フロー

不動産賃貸仲介の業務は、主に以下の4つのステップで構成されています。

1. 集客活動
2. 希望条件のヒアリング
3. 物件の紹介・内見対応
4. 入居手続き・鍵の受け渡し

それぞれ詳しく解説します。

賃貸仲介業務の第一歩は、顧客を獲得することです。

集客方法は、主に以下が挙げられます。

• 不動産ポータルサイトへの物件掲載
• 自社ホームページでの集客や物件掲載
• SNSを活用した情報発信

とくに、スーモやホームズなどの大手不動産ポータルサイトへの掲載は、多くの顧客の目に触れる機会を得られるため効果的です。

また、地域密着型の営業活動として、駅前でのチラシ配布や地域情報誌への広告掲載も有効な手段となるでしょう。

一方、不動産ポータルサイトや自社サイトへの物件登録作業は、物件情報を一つひとつ手入力しなければならず、1件あたり15分以上かかることも珍しくありません。

このような作業を効率化したい現場で注目されているのが、「入力速いもん」です。

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顧客から問い合わせを受けた後は、詳細な希望条件をヒアリングします。

ヒアリングでの丁寧な対応が、その後の業務効率と顧客満足度を大きく左右するでしょう。

ヒアリングでは、主に以下のような顧客の希望条件について確認します。

• 家賃
• 初期費用の予算
• 希望エリア
• 間取り
• 築年数
• 設備条件

他にも、顧客のライフスタイルや価値観についても深掘りすることが重要です。

たとえば、通勤時間を重視するのか、住環境を重視するのかといった優先順位を明確にすることで、より適切な物件提案が可能になるでしょう。

また、顧客から紹介してほしい物件を指定されたら、元付業者を特定する必要があります。

顧客の要望に寄り添い、信頼関係を築くことで、成約率も向上していくでしょう。

一方、顧客が指定した物件をレインズ等の業者間サイトで一件ずつ調べる方法では、時間がかかってしまいます。

さらにスタッフによって業務スピードにはばらつきがあるため、属人化のリスクも。

こういった課題を解決するには、「物元速いもん」の導入がおすすめです。

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顧客からヒアリングした内容を基に、希望条件に合う物件を選んで紹介します。

物件紹介の際は、図面や写真だけでなく、周辺環境や交通アクセス、生活利便性についても詳しく説明します。

顧客が重視するポイントを中心に、物件の魅力を具体的に伝えることで、内見への意欲を高められるでしょう。

内見する物件が決まったら、鍵の所在や予約の有無などを確認します。

内見当日は、顧客の反応を注意深く観察し、丁寧に説明することが大切です。

1日に複数物件の内見を行う場合は、各物件の特徴を整理して、比較しやすいように説明することで、顧客が意思決定しやすくなります。

こうした物件紹介の質を高めるには、適切な物件を素早く見つけることが重要。

そこで役立つのが「検索速いもん」です。

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顧客が物件を決定した後は、入居申込から契約締結、鍵の受け渡しまでの手続きを行います。

入居申込では、身分証明書や顧客の収入証明の確認、保証人の設定などを行います。

オーナーや管理会社と密に連絡を取り、審査をスムーズに進めることが重要です。

審査期間中は、顧客に定期的に状況を報告し、不安の解消に努めましょう。

契約を締結する際は、重要事項説明を丁寧に行い、契約内容について顧客が十分理解できるように配慮する必要があります。

鍵の受け渡しの際は、顧客がスムーズに引っ越しできるように、管理会社と入念に打ち合わせを行いましょう。

以下の記事では、不動産仲介の業務効率化について詳しく解説していますので合わせて参考にしてみてください。

https://iimon.co.jp/column/real-estate-agent-work-efficiency

不動産賃貸管理の業務フロー

不動産賃貸仲介でさらにスケールアップを目指す場合は、不動産賃貸管理の業務フローについても押さえておきましょう。

ここでは、不動産賃貸管理の業務フローを以下の順に解説します。

• 集客活動
• 入居者の募集
• 入居審査
• 入居手続き
• 入居者の対応
• メンテナンスや修繕工事の手配
• オーナーへの送金や報告

賃貸管理業務における集客活動は、オーナーに物件の管理業務を任せてもらうことから始まります。

オーナーに物件を任せてもらえないと管理業務ができないため、信頼関係の構築が重要です。

効果的な集客方法としては、以下のようなものがあります。

• 物件オーナーへのDM送付
• 相続や不動産運用などのセミナー開催

DMでは、自社の管理実績や空室対策の具体的な提案を盛り込み、オーナーにとってどのようなメリットがあるのかを明確に伝えることが重要です。

セミナーでは、不動産投資の最新動向や税制改正の影響など、オーナーが関心を持つテーマを取り上げることで、専門性をアピールできるでしょう。

また、既存のオーナーからの紹介も重要な集客チャネルです。

日頃から丁寧な対応を行い、オーナーとの信頼関係を深めることで、新たな管理物件の獲得につながるでしょう。

管理物件に空室が発生した場合、迅速な入居者募集が収益確保の鍵となります。

物件を管理している元付業者の場合、入居希望者を見つけることで両手取引を狙えるでしょう。

入居者募集では、物件の魅力を最大限に引き出すため、写真撮影や物件資料の作成を行います。

不動産ポータルサイトへ掲載する際は、検索されやすいキーワードを意識し、目に留まるキャッチコピーを考えることも重要です。

状況によっては、空室期間短縮のため、家賃設定の見直しや設備の充実、リフォームの提案などもオーナーに行います。

オーナーと密に連携し、市場競争力のある物件づくりを支援することが、管理会社の重要な役割です。

入居申込が入った後は、入居審査を実施します。

入居審査は、家賃滞納リスクの軽減とトラブル防止のために重要な工程となり、以下がそれぞれ審査を行います。

• 保証会社
• 管理会社
• オーナー

審査では、申込者の収入状況や勤務先、勤続年数などの基本情報を確認します。

一般的には、家賃の3倍以上の月収があることが、審査基準の目安とされています。

また、過去の家賃の滞納歴や、信用情報機関での事故情報の有無について調査を行うケースも。

連帯保証人や保証会社の必要性もオーナーと相談のうえ判断し、万が一の際のリスクヘッジを図ることも重要です。

申込者が入居審査を通過したら、契約手続きを進めます。

契約手続きでは、重要事項説明書や賃貸借契約書、初期費用の明細書などを作成します。

客付業者がいる場合は、双方協議のうえ分担して進めましょう。

また、火災保険の加入手続きや、必要に応じて保証会社との契約手続きも進めていきます。

鍵の受け渡しは、基本的に入居日前日に入居者もしくは客付業者に渡すのが一般的です。

管理物件における入居者の対応としては、以下のようなものがあります。

• 家賃回収
• クレーム対応
• 契約更新
• 退去手続き

家賃回収では、毎月の入金確認と滞納者への督促業務を行います。

家賃滞納が発生した場合は、早期に連絡し問題の深刻化を防ぐことが重要です。

必要に応じて、分割払いの相談や保証会社への代位弁済請求などの対応を検討します。

クレーム対応では、入居者からの苦情や要望に迅速かつ適切に対応します。

設備の不具合や近隣トラブルなど、さまざまな問題に対して冷静な判断と丁寧な対応を心がけることで、入居者の満足度向上や長期居住につながるでしょう。

物件の資産価値維持と入居者の快適な生活環境確保のため、定期的なメンテナンスと必要に応じた修繕工事の手配を行います。

メンテナンスでは、共用部分の清掃や設備点検を定期的に実施します。

入居者から修繕依頼があれば、緊急度に応じて優先順位を決定し、業者と工事日程を調整しましょう。

入居者が退去する際の原状回復工事では、入居時の現況確認記録を基に、適正な工事範囲を決定します。

管理会社は、毎月の家賃収入から管理費を差し引いた金額をオーナーに送金し、物件の運営状況について定期的な報告を行います。

透明性の高い収支報告を行うことで、オーナーとの信頼関係を維持できるでしょう。

また、市場動向や競合物件の情報提供により、オーナーの投資判断をサポートします。

年間を通じた収支分析や、将来的な修繕計画の提案なども重要な業務です。

以下の記事では、不動産DXの成功事例を詳しく紹介していますのでDX推進を検討している方はこちらも参考にしてみてください。

https://iimon.co.jp/column/real-estate-dx-case-study

不動産業務を効率良く進めるには「速いもんシリーズ」がおすすめ！

不動産賃貸仲介および賃貸管理の業務フローを紹介しましたが、いずれも業務量は多いため、効率化を図ることが重要です。

不動産業務を効率化したい方には、（株）ｉｉｍｏｎが提供している「速いもんシリーズ」の導入をおすすめします。

「速いもんシリーズ」は、物件情報の入力作業や競合分析、顧客対応など、不動産業務のさまざまな場面で活用できる以下のサービスです。

限られた人員で多くの業務を処理する必要がある中小規模の不動産会社にとっては、大きな手助けとなるでしょう。

各サービスは単独でも利用可能ですが、組み合わせることでより大きな効果を発揮します。

たとえば、「物出速いもん」で新着物件情報を効率的に収集し、「入力速いもん」で各不動産ポータルサイトへの掲載作業をスムーズに行うことで、物件情報の管理業務を大幅に効率化できます。

まとめ

不動産賃貸仲介の業務フローは、集客活動から入居手続きまで、各段階で適切な対応が求められます。

顧客のニーズを正確に把握し、スムーズな取引を実現することで、売上につながります。

また、賃貸管理業務についても理解を深めることで、事業の多角化や安定収益を確保しやすくなるでしょう。

しかし、いずれの業務も手間がかかったり量が多かったりするため、効率化を図ることが重要です。

（株）ｉｉｍｏｎの「速いもんシリーズ」の各種ツールを導入することで、限られたリソースでも高い生産性を実現できます。

この記事で紹介した内容を参考にして、自社の業務改善にぜひ取り組んでみてください。