「不動産業の顧客管理がうまくいかない…」

「エクセルで効率的に管理する方法はないか？」

「顧客情報の整理に時間がかかりすぎて営業に集中できない」

上記のように悩んでいるのではないでしょうか。

顧客管理システムの導入にはコストがかかるため、まずは身近なツールで効率化を図りたいですよね。

実際にエクセルを活用すれば、低コストで効果的な顧客管理ができるようになります。

エクセルでの顧客管理には適切な手順と運用ルールがあり、正しく実践すれば営業効率の向上も期待できるのです。

そこでこの記事では、以下の内容を解説していきます。

• 不動産業の顧客管理をエクセルで始める5つの手順
• エクセル顧客管理のメリット・デメリット
• 顧客管理の効果を最大化するツールの活用法

この記事を読むと、エクセルを使った効率的な顧客管理ができるようになり、業務の効率化も推進できます。

不動産業の顧客管理をエクセルで始める5つの手順

不動産業の顧客管理をエクセルで始める手順としては、大きく分けて以下の5つのステップに分けられます。

1. 管理すべき項目の決定と設定
2. データ入力ルールの統一化
3. エクセルテンプレートの作成
4. テーブル機能によるデータベース化
5. 運用ルールの策定

順番に見ていきましょう。

不動産業の顧客管理では、売買と賃貸で必要な情報が異なるため、例として以下のように業態に応じた項目設定が重要です。

また基本項目として、以下は必須です。

• 顧客番号
• 氏名
• 電話番号
• メールアドレス

あわせて、

• 問い合わせ経路
• 担当者名
• 対応履歴
• 検討度
• 優先度

などを設定すると、営業活動の効率化につながります。

さらに「最終連絡日」「次回アクション予定日」を設けると、適切なタイミングでの追客ができるでしょう。

項目数が多すぎると入力負担が増えるため、まずは必要最小限から始めて、運用しながら調整することをおすすめします。

複数の営業担当者が同じエクセルファイルを使用する場合、入力ルールを統一しましょう。

たとえば、

• 住所の表記方法は「都道府県から記載」
• 電話番号は「ハイフンなし」

などと決めると、並び替えや検索がスムーズになったり、検索時の混乱を防げます。

入力ルールは文書化して、チーム全体で共有するとよいでしょう。

これらのルールを決めることで、のちの分析作業や引き継ぎがスムーズになり、顧客情報を会社の資産として蓄積できます。

効率的な顧客管理を実現するには、使いやすいテンプレートの作成が欠かせません。

1行目には項目名を配置し、2行目以降に顧客データを1件ずつ入力する形式が基本です。

列の幅は項目の文字数に応じて調整し、見やすさを重視した設計にします。

不動産業界では顧客情報が多岐にわたるため、画面をスクロールしても項目名が見えるよう「ウィンドウ枠の固定」機能を活用しましょう。

また、条件付き書式を設定して検討度の高い顧客を色分け表示すると、優先すべき顧客が一目でわかります。

くわえてフォーム機能を活用すれば、入力ミスを減らしながら効率的にデータ登録できます。

テンプレートは一度作成すれば継続して使用できるため、初期設計に時間をかけて長期的な効率化を目指しましょう。

エクセルで作成した顧客リストをより活用するために、テーブル機能を使ってデータベース化しましょう。

テーブル機能を使うと、単純な表が検索や分析が可能なデータベースになります。

まず作成した顧客リストの範囲を選択し、「挿入」タブから「テーブル」を選択してテーブル化を行いましょう。

テーブル化が完了すると、各列の見出し部分に自動的に「フィルターボタン」が追加されるため、すぐに絞り込み検索が可能になります。

このフィルター機能を活用すれば、「希望エリアが渋谷区」「予算が5,000万円以上」などといった条件で顧客を抽出できます。

さらに複数の条件を組み合わせることで「渋谷区希望かつ、予算5,000万円以上かつ、検討度が高い」顧客だけを表示することも可能です。

エクセルでの顧客管理を成功させるには、チーム全体での運用ルール策定が重要です。

ファイルの保存場所や命名規則を統一し、全員がアクセスできる共有フォルダに配置しましょう。

定期的なバックアップの頻度や責任者を決めて、データ紛失のリスクを最小限に抑えます。

更新のタイミングも明確にし、「顧客対応後は即座に入力」「週1回の一括更新」など、運用しやすいルールを設定します。

複数人が同時編集すると入力ミスが発生するため、編集権限や時間を分けるなどの工夫が必要です。

また個人情報保護の観点から、アクセス権限の設定や情報の取り扱い方針もあわせて定めましょう。

これらの運用ルールを文書化し、新しいメンバーにも確実に伝承することで、長期間にわたって安定した顧客管理体制を構築できます。

不動産業の顧客管理をエクセルで行うメリット・デメリット

不動産業界でエクセルを使った顧客管理は、おもに中小企業が採用している手法です。

エクセルで顧客管理を行う前に、以下に示したメリットとデメリットを理解し、自社に適した選択をしましょう。

また「エクセル以外で無料で顧客管理がしたい」「エクセルでの顧客管理はむずかしそう」という人は、無料で顧客管理ができるソフトを下記で紹介しているため、参考にしてみてください。

https://iimon.co.jp/column/real-estate-customer-management-software

不動産業の顧客管理をエクセルで行う際の4つの注意点

不動産業の顧客管理をエクセルで行う際の注意点として、おもに以下の4つがあげられます。

• 個人情報漏洩などのセキュリティリスク
• 業務の属人化
• データのバックアップ体制が不十分になりやすい
• 営業戦略に活かしにくい

順番に解説していきます。

エクセルで顧客情報を管理する場合、情報漏洩や不正なデータ持ち出しのリスクには注意が必要で、専門的なセキュリティシステムと比較すると脆弱性が否めません。

たとえば、USBメモリなどに保存したファイルの紛失や、メールでの誤送信による顧客の氏名・電話番号といった、大切な個人情報が外部に流出してしまう危険性があげられます。​

不動産業では契約時に収入証明書や身分証明書のコピーなど、機密性の高い情報を扱うため、情報漏洩が発生すれば会社の信頼性を損なう結果に。​

また従業員であれば、誰でも簡単にファイルをコピーできるため、退職・転職時などにデータを不正に持ち出される可能性もあるでしょう。​

こうしたセキュリティ面の弱点は、顧客との信頼関係が大切な不動産業においてリスクになります。

エクセルでの顧客管理では、営業担当者ごとに独自の記録方法や管理ルールが生まれやすく、特定の担当者しか業務内容や進捗状況を把握できない属人化が進みやすくなります。​

担当者が休暇を取ったり退職した場合、顧客との商談経緯や物件提案の履歴が引き継がれず、顧客対応に支障をきたす恐れも。​

さらに、情報共有やノウハウを蓄積する体制が整っていなければ、成功・失敗事例などをチーム全体で活用できず、組織全体の営業力が上がりません。

チーム内で必要な情報にアクセスできる環境を整えなければ、属人化の課題は解決しにくいといえるでしょう。

エクセルファイルは、PCの故障や誤操作などによってデータが消失するリスクがあるため、バックアップが欠かせません。

落雷や地震などといった環境的なリスク、不正アクセスや意図的なデータ持ち出しといった人為的なリスク、さらに誤って情報を削除してしまう偶発的なリスクなど、さまざまな危険性が存在します。​

エクセルには「保存されていないブックの回復」という機能があり、予期せぬ終了時にファイルを復元できる場合もありますが、常に復元できる保証はありません。​

自動バックアップ機能を設定していない場合や、定期的に外部ストレージへコピーする習慣がない場合、これまでに蓄えてきた顧客データが一瞬で失われる事態も想定されます。

不動産業では顧客との信頼関係が長期にわたって続くため、過去の商談記録や契約履歴の消失は大きな損失です。​

データ消失に備えたバックアップ体制は必須といえるでしょう。

エクセルは表計算ソフトとして設計されているため、顧客情報の分析には限界があるのも事実です。

• 顧客名
• 商談日
• 物件見学の回数

などといった単純な指標であれば集計できますが、商談内容の傾向分析や成約確度の高い見込み客の抽出など、複数の要素を組み合わせた高度な分析はむずかしいといえます。​

不動産営業では、

• 顧客の予算や希望エリア
• 家族構成
• 購入時期

などといった、さまざまな情報をもとに物件を提案する必要がありますが、エクセルではこうした情報を分析するハードルが高くなります。​

また優良顧客になりそうな新規顧客を早期に発見したり、問い合わせ履歴から営業改善のヒントを得るためには、分析のノウハウと時間が必要です。

分析結果を具体的なマーケティング施策や追客戦略に落とし込む際にも、エクセルだけではむずかしいといえるでしょう。

エクセルによる顧客管理の効果を最大化する「変換速いもん」

エクセルでの顧客管理は手軽に始められる反面、実際の営業活動では顧客への物件提案の資料作成に多くの時間がかかってしまいます。

そこで活用したいのが（株）ｉｉｍｏｎが提供している「変換速いもん」です。

変換速いもんは、不動産業の業務効率化を簡単に実現できる「速いもんシリーズ」のひとつです。

最大の特徴として、業者間流通サイトの物件情報を1クリックでPDF・URL化し、質の高い資料を瞬時に生成できる点があげられます。

「入力負担の軽減」「効率化」という観点から、変換速いもんはエクセル顧客管理の弱点を補完してくれるツールなのです。

URLの貼り付けだけで、

• 物件名
• 号室
• 写真
• 詳細情報

が自動記載されるため、手作業での資料作成時間を大幅削減できます。

ここからは、変換速いもんを導入した事例を見ていきましょう。

京王線笹塚駅周辺で不動産業を営む、株式会社ファーストキーでは以下のような課題を抱えている状況でした。

• メールの返信率が悪い
• 効率のよい追客の精度ができていない状態だった
• 追客業務に時間がかかり、対応数にも限界を感じていた

しかし変換速いもんの導入で、以下のように状況を改善しています。

• 簡単に質の高い資料を作れるようになった！
• 顧客からの返信率が上がって、内見数もUP！
• 追客できる件数が2倍になり、成約率もUP！

出典：（株）ｉｉｍｏｎ　お客様の声

まとめ

不動産業における顧客管理は、エクセルを活用することで低コストかつ効率的に始められます。

手順としては、以下のとおり。

1. 管理項目の決定
2. データ入力ルールの統一
3. 使いやすいテンプレート作成
4. テーブル機能の活用
5. 運用ルールの策定

エクセル顧客管理には以下のようなメリット・デメリットがあるため、導入前の参考にしましょう。

また、個人情報などのセキュリティ面やデータバックアップ体制、業務の属人化や応用性などに難がある点は注意しましょう。

一方、エクセルで顧客管理を実施しても、実際の営業活動では、顧客への物件提案資料作成に多くの時間を要するという課題も。

この問題を解決するのが（株）ｉｉｍｏｎが提供している「変換速いもん」で、業者間流通サイトの物件情報を1クリックでPDF・URL化し、質の高い資料を瞬時に生成できます。

エクセル管理と変換速いもんを組み合わせることで、より効果的な顧客管理が実現できるでしょう。

▼本格的なシステム導入も検討しているなら、こちらの記事もおすすめ

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