【基礎知識】賃貸住宅管理業者の必要事項！業務フローや効率化ツールを紹介

不動産賃貸管理は、安定した管理収入が見込めるため、不動産会社にとって重要な収入源となっています。

2021年に「賃貸住宅管理業法」が施行され、賃貸住宅管理業者には、より適正な業務遂行が求められるようになりました。

賃貸管理業務を適切に行うことで、オーナーとの信頼関係を築き、長期的な収益確保につながります。

この記事では、

• 賃貸住宅管理業者の必要事項
• 不動産賃貸管理の業務フロー
• 不動産賃貸管理業務を成功させるポイント
• 不動産開業に役立つ業務効率化ツール

について詳しく解説します。

この記事を最後まで読むと、賃貸管理の基本業務から効率化のポイントまで、総合的な知識を身につけられますよ。

参考：国土交通省｜賃貸住宅管理業登録制度

【基礎知識】賃貸住宅管理業者の必要事項

賃貸住宅管理業法で定められた賃貸住宅管理業者の必要事項は以下のとおりです。

• 賃貸住宅管理業の登録
• 業務管理者の配置
• 管理受託契約締結前に重要事項説明の実施
• 管理受託契約書の交付
• 財産の分別管理
• オーナーへの定期報告
• その他（標識の提示や帳簿の備え付けなど）

それぞれ詳しく見ていきましょう。

参考：国土交通省｜賃貸住宅管理業法ポータルサイト

国土交通省は、管理物件数が200戸以上の賃貸管理事業者に対し、国土交通大臣への登録を義務づけています。

管理物件数が200戸未満の事業者は任意ですが、登録することで社会的な信用が得られるでしょう。

なお、登録の有効期間は5年間で、期間満了前に更新手続きが必要になります。

賃貸住宅管理業法では、事務所（営業所）ごとに、業務管理者（実務経験者や資格保有者）を1名以上配置する必要があります。

業務管理者は、適正な管理業務の実施を確保するため、従業者への指導や監督を行う責任を負います。

管理受託契約の締結前には、報酬や具体的な管理業務の内容、実施方法などについて、オーナーに書面を交付して説明する必要があります。

オーナーが管理内容を十分理解して契約を締結できるよう、丁寧な説明を心がけましょう。

管理受託契約を締結した際には、相手方に遅滞なく必要事項を記載した書面を交付する必要があります。

契約書には、以下のような内容を記載します。

• 当事者の氏名または名称
• 管理業務の内容
• 報酬に関する事項
• 契約期間 など

管理受託契約書面を交付することで、後々のトラブルを防止し、適正な契約関係を維持できるでしょう。

賃貸管理業者は、自社の財産と入居者から受領する金銭を分別し、管理する必要があります。

具体的には、家賃や敷金などの受領金を管理する口座と、自社の財産の口座をそれぞれ別に開設して管理することが求められます。

分別管理により、オーナーの財産を適切に保護し、透明性の高い管理業務を実現できるでしょう。

管理業務の実施状況などは、少なくとも年1回以上、オーナーに報告する必要があります。

一般的には入居者から家賃が入金されたタイミングや、建物のメンテナンスを行った際など、定期業務とあわせて報告を行います。

入居者からクレームがあり個別で対応した場合は、適宜報告を行いましょう。

報告頻度は最低年1回ですが、こまめに報告を行うことで、オーナーとの信頼関係をより深められるでしょう。

賃貸住宅管理業者は、その営業所または事務所ごとに、公衆の見やすい位置に標識を掲げなければなりません。

標識には、以下の内容を記載します。

• 登録番号
• 登録年月日
• 登録の有効期間
• 商号や名称または氏名
• 主たる営業所の所在地

また、帳簿の備え付けや従業者証明書の携帯なども義務づけられています。

これらの義務を遵守することで、法令に適合した適正な賃貸管理業務を行えるでしょう。

不動産賃貸管理の業務フロー

不動産賃貸管理の具体的な業務フローは以下のとおりです。

• オーナーへの新規営業
• 入居者の募集
• 入居審査
• 入居手続き
• 入居者の対応
• メンテナンスや修繕工事の手配
• オーナーへの送金や報告

それぞれ詳しく解説します。

賃貸管理業務を行うためには、まずオーナーに物件の管理を委託してもらう必要があります。

管理物件が増えることは、安定した収益の確保に直結するため、継続的な営業活動が欠かせません。

新規営業の主な方法としては、以下のようなものがあります。

新規営業では、自社の管理実績やサービス内容、管理手数料などをわかりやすく説明することが重要です。

オーナーの抱える課題やニーズを把握し、それに応じた提案を行うことで契約獲得につながるでしょう。

賃貸管理物件を増やす不動産営業のコツについて詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

https://iimon.co.jp/column/real-estate-rental-management-sales

管理物件に空室が発生した場合、速やかに入居者の募集を開始します。

具体的には、不動産ポータルサイトへの物件情報掲載や物件紹介、他社への情報提供などを行います。

魅力的な物件写真の撮影やキャッチコピーの掲載などにより、入居希望者の関心を引くことが重要です。

市場動向を踏まえた適正な賃料を設定し、早期の入居者確保を目指しましょう。

入居申込を受けた際は、申込者の信用力や支払い能力を慎重に審査します。

具体的には以下のような確認を行います。

• 収入証明書の確認
• 勤務先への在籍確認
• 過去の賃貸借契約での滞納歴の有無

一般的には、申込者の月収が家賃の3倍以上であることが1つの目安とされています。

家賃保証会社の利用や連帯保証人を設定することで、家賃滞納リスクを軽減できるでしょう。

審査基準を明確にし、公平かつ適正な審査を行うことで、トラブルの未然防止につながります。

入居審査に問題なければ、申込者の入居手続きを進めます。

具体的には、以下のような業務を行います。

• 重要事項説明書の作成・説明
• 賃貸借契約書の作成
• 敷金・礼金・仲介手数料等の授受
• 鍵の引き渡し

火災保険の確認や注意事項の説明を徹底することで、トラブルの防止につながります。

入居手続きをスムーズに進め、入居者満足度の向上を目指しましょう。

管理物件における入居者の対応業務は、以下のようなものがあります。

• 家賃の回収
• クレーム対応
• 契約更新手続き
• 退去手続き など

家賃滞納が発生した場合は、迅速な督促や保証会社との連携により回収を図ります。

設備の故障や近隣トラブルなどのクレームには、適切かつ迅速な対応が重要です。

入居者と良好な関係を維持することで、長期入居につながり、空室リスクを軽減できるでしょう。

物件の価値維持と入居者の満足度向上のため、定期的なメンテナンスや修繕工事の手配を行います。

具体的には以下のような業務を実施します。

• 共用部分の清掃
• エレベーターや給水設備の点検
• 外壁や屋根などの修繕
• 原状回復工事の手配

緊急時にも速やかに対応できるように、24時間365日対応の連絡体制を構築することが重要です。

原状回復工事では、必要な工事と費用について、入居者やオーナーと調整を行います。

メンテナンスは計画的に行い、長期的な物件価値の維持を図りましょう。

毎月の家賃収入から、管理手数料を差し引いた金額をオーナーに送金します。

送金と合わせて、収支明細書や入居状況、メンテナンス実施状況などの報告を行います。

空室や滞納の状況、今後の対策についても、詳しく報告することが重要です。

定期的な報告により、オーナーとの信頼関係を深めることで、長期的な管理契約の継続につながります。

透明性の高い報告を心がけ、オーナーの疑問や要望には丁寧に対応しましょう。

不動産賃貸管理業務を成功させるポイント

不動産賃貸管理業務を成功させるには、以下のポイントを押さえておきましょう。

• 他社との差別化を図る
• フォローアップ体制を整える
• ITツールを活用する

それぞれ詳しく解説します。

賃貸管理市場は競争が激しいため、他社との差別化を図ることで、乗り換えられるリスクを減らせます。

たとえば、以下のような施策を行い、他社よりも充実したサービスを提供することが重要です。

• 共用部分の清掃頻度の向上
• 管理手数料の見直し
• 24時間対応サービスの提供 など

入居者向けのアプリ開発やコンシェルジュサービスの導入など、付加価値の高いサービスを取り入れることも検討しましょう。

オーナーのニーズに応じた賃貸管理サービスを提供できると、顧客満足度の向上につながります。

独自性のあるサービスを打ち出すことで、競合他社との明確な違いを示せるでしょう。

オーナーとは定期的にコミュニケーションを取り、信頼関係を構築することが重要です。

定期的に面談や電話連絡することで、オーナーの要望や不満を早期に把握できます。

問題が発生した際も迅速に対応できれば、オーナーからの信頼を得られるでしょう。

長期的な関係性を重視したフォローアップにより、管理委託の継続につながります。

ITツールを積極的に活用することで、少人数でも業務効率を高められます。

自動化できる業務は積極的にシステム化し、人的リソースをより生産性の高い業務に集中させましょう。

次章では、おすすめの業務効率化ツールである（株）ｉｉｍｏｎの「速いもんシリーズ」について詳しく紹介します。

不動産開業で効率良く業務を行うには「速いもんシリーズ」を活用しよう

（株）ｉｉｍｏｎが提供する「速いもんシリーズ」は、不動産業務の効率化と生産性向上を実現する便利なサービスです。

賃貸管理業務においても、物件情報の管理から顧客対応まで、さまざまな場面で活用できます。

速いもんシリーズは、以下の9つのサービスで構成されています。

たとえば、「物出速いもん」で賃貸物件の新着情報を効率的に収集し、「入力速いもん」でスムーズに不動産ポータルサイトへの掲載作業を行うことで、物件情報の管理業務を効率化できます。

開業間もない不動産会社の方には、最短で即日導入できる「開業パック」もあり、開業1か月目の黒字化をサポートします。

まとめ

賃貸住宅管理業者には、法的要件の遵守から日常的な管理業務まで、幅広い知識とスキルが求められます。

賃貸住宅管理業法で定められた要件を確実に満たし、一連の業務フローを効率的に実施することで、安定した収益確保につながります。

不動産賃貸管理業務の成功のポイントは、他社との差別化や充実したフォローアップ体制、そしてITツールを積極的に活用することです。

とくに人的リソースが限られる中小の不動産会社にとって、業務効率化は欠かせない課題といえるでしょう。

（株）ｉｉｍｏｎの「速いもんシリーズ」を導入することで、不動産業務の効率化を実現できます。

不動産業務の効率化や、賃貸管理に注力したい不動産会社の方は、（株）ｉｉｍｏｎの「速いもんシリーズ」の導入をぜひご検討ください。