「物件管理表を効率的に作成する方法を知りたい」
「エクセルで物件情報を一元管理したいが、どのように作成すれば良いかわからない」
このような悩みを抱えている不動産会社の方は多いのではないでしょうか。
物件管理表を作成する際の代表的なツールとして「エクセル」があります。
エクセルはコストパフォーマンスや汎用性に優れているため、多くの方に利用されています。
ただし、エクセルで物件管理表を運用する際には注意点もあるため、ポイントを押さえて効率的に管理することが重要です。
この記事では、
- 物件管理表をエクセルで作成する3ステップ
- 物件管理表に活用できる便利な関数・条件付き書式
- 物件管理表をエクセルで作成する際の注意点
- 不動産業務におすすめの効率化ツール
について詳しく解説します。
この記事を最後まで読むと、エクセルでの物件管理表の作成方法が身につき、さらなる業務効率化を目指せますよ。
なお、追客リストをエクセルで作成したい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。
https://iimon.co.jp/column/follow-up-with-prospective-customers-list-excel
目次
物件管理表をエクセルで作成する3ステップ
物件管理表をエクセルで作成する基本的な流れは以下のとおりです。
- 物件管理に必要な項目を設定する
- 入力規則や書式を設定する
- 運用しながら改善する
それぞれのステップについて詳しく解説します。
1. 物件管理に必要な項目を設定する
まずは、物件管理に必要な項目を洗い出し、適切に設定する必要があります。
基本的な管理項目は、主に以下のようなものがあります。
項目名 | 内容 |
物件名 | 建物やマンションの正式名称 |
所在地 | 詳細な住所情報 |
空室状況 | 現在の入居状況や空室率 |
築年月 | 建物の完成年月日 |
修繕工事の履歴 | 過去の修繕内容と実施日 |
賃料情報 | 家賃設定や管理費など |
設備情報 | エアコンやガスコンロなどの設備状況 |
これらの項目に加え、管理しやすくするために必要な項目を検討して設定すると良いでしょう。
たとえば、最寄り駅からの距離や駐車場の有無など、自社の業務に必要な情報を追加するとより実用的な物件管理表になります。
項目を設定する際は、実際に物件管理を担当する従業員の意見を取り入れるなど、現場のニーズを反映させることが大切です。
2. 入力規則や書式を設定する
次に、エクセルの入力規則や条件付き書式を設定します。
入力規則を設定すると、特定のセルに入力できるデータの種類や範囲を制限できます。
たとえば、空室状況の欄には以下の選択肢だけを入力できるようにすることで、表記を統一することが可能です。
- 空室
- 入居中
- 退去予定
また、日付の入力欄は日付形式のみ、賃料の欄は数値のみ入力できるように設定することで、データの整合性を保てます。
条件付き書式を活用すれば、特定の条件を満たすセルの色を自動的に変更できます。
空室期間が長い物件を赤色で表示したり、修繕時期が近い物件を黄色でハイライトしたりすることで、優先的に対応すべき物件が一目で把握できるでしょう。
入力規則や書式を設定することで、入力ミスや管理状況の見逃しを防げるようになります。
3. 運用しながら改善する
物件管理表は、作成して終わりではなく、運用しながら随時調整や改善することが重要です。
実際に使ってみると、不要な項目や追加すべき項目が見えてきます。
入力頻度の低い項目は削除し、よく使う情報は見やすい場所に配置するなど、レイアウトを最適化すると良いでしょう。
また、月次や四半期ごとに物件管理表の使い勝手について、従業員からフィードバックを収集し、改善点を洗い出すのも効果的です。
定期的にメンテナンスや改善を行うことで、より使いやすい物件管理表になります。
【具体例】物件管理表に活用できる便利な関数・条件付き書式
ここでは、物件管理表の効率を向上させる、実用的な関数と条件付き書式の具体例を以下にまとめました。
機能 | 用途 | 設定例 |
IF関数 | 空室期間の判定 | =IF(空室日数>30,"要対策","通常") |
SUM関数 | 家賃収入の合計計算 | =SUM(賃料列の範囲) |
COUNTIF関数 | 空室数のカウント | =COUNTIF(状況列,"空室") |
VLOOKUP関数 | 物件情報の自動入力 | =VLOOKUP(物件番号,マスターデータ,2,FALSE) |
条件付き書式（日付） | 契約更新期限の警告 | 30日前になったら黄色、7日前で赤色表示 |
条件付き書式（空欄） | 未入力項目の可視化 | 空欄セルを薄い赤色で塗りつぶし |
IF関数は、特定の条件に基づいて異なる値を表示させる際に便利です。
空室期間が30日を超えた物件に「要対策」と表示させることで、長期空室物件への対応を促せます。
SUM関数やCOUNTIF関数を使えば、全物件の家賃収入合計や空室数の自動計算が可能です。
これにより、手作業で集計する必要がなくなり、リアルタイムで経営状況を把握できるようになります。
条件付き書式の日付機能を活用すれば、契約更新や修繕時期が近づいている物件を色分けして表示できます。
また、空欄を強調表示すれば、入力漏れの防止につながるでしょう。
物件管理表をエクセルで作成する際の注意点
物件管理表をエクセルで作成する場合、以下の点に注意しましょう。
- 作成に手間がかかる
- ミスが発生しやすい
- セキュリティ面のリスクがある
- 業務効率が低下するリスクがある
それぞれ詳しく解説します。
作成に手間がかかる
物件管理表をエクセルでゼロから作成するには、レイアウトの設計や関数の入力など、時間と手間がかかります。
とくに複雑な関数やマクロを使う場合は、エクセルに関する高度な知識が必要になるため、専門的なスキルを持つ人材が求められることもあります。
ミスが発生しやすい
エクセルへの入力はすべて手作業となるため、入力ミスや更新漏れなどが発生しやすい点が懸念されます。
物件番号の入力ミスや賃料の桁数の誤りなど、人的ミスを完全に防ぐのは難しいものです。
また、複数の担当者が同じファイルを編集する場合、データの整合性を保つことが難しくなります。
誤って数式を削除したり、フォーマットを崩してしまったりするリスクもあるため、定期的なバックアップや運用ルールの整備が必要です。
セキュリティ面のリスクがある
エクセルで顧客情報を管理すると、情報の漏えいやハッキングなどのリスクがあります。
パスワード設定は可能ですが、専門的なセキュリティシステムと比べると、どうしても脆弱な面が残ります。
また、USBメモリやメールでファイルを共有する際に、誤送信や紛失のリスクも存在します。
個人情報を含む物件管理表を扱う場合、情報漏えいは会社の信頼性を大きく損なう可能性があるため、慎重な管理が求められます。
業務効率が低下するリスクがある
エクセルで運用する場合、ファイルが重くなったり、同時に操作できなかったりするなど、業務効率が低下する場合があります。
物件数が増えてデータ量が膨大になると、ファイルの起動や保存に時間がかかり、作業効率が低下することも。
また、エクセルは基本的に一度に一人しか編集できないため、作業のタイミングが重なると待ち時間が発生します。
コピーをむやみに保存すると、最新版がわかりにくくなり、正しく管理できなくなる恐れがあるため注意しましょう。
不動産業務をさらに効率化するには「速いもんシリーズ」を活用しよう
物件管理表を活用しつつ、さらに不動産業務を効率化したい方は、（株）ｉｉｍｏｎが提供する「速いもんシリーズ」がおすすめです。
「速いもんシリーズ」は、不動産業務の効率化を実現する革新的なツールで、以下のサービスで構成されています。
サービス名 | 特徴 |
不動産ポータルサイトへの入力作業を効率化 | |
賃貸物件の新着・更新情報の洗い出しを効率化 | |
ライバル会社の掲載状況を自動分析 | |
物件情報を1クリックでPDF・URL化 | |
賃貸物件情報の元付会社を簡単に特定 | |
賃貸物件の募集状況をまとめて確認 | |
1サイトで複数サイトの物件検索が可能 | |
見積書をワンクリックで瞬時に作成 | |
入力間違い╱他社募集╱条件判定を1クリックで判定 | |
一般媒介物件を自動で抽出しリストを瞬時に作成 |
「入力速いもん」は、不動産ポータルサイトへの物件情報入力を効率化し、物件管理の手間を大幅に削減します。
また、「分析速いもん」を活用すれば、競合他社の掲載状況を自動分析し、その情報を物件管理に活かすことが可能です。
速いもんシリーズを導入することで、不動産業務の効率化や戦略的な物件管理が実現できます。
まとめ
エクセルを活用して物件管理表を作成する際は、以下の手順が必要です。
- 適切な項目設定
- 入力規則や条件付き書式の設定
- 運用しながら継続的に改善
IF関数やSUM関数、条件付き書式などを活用することで、より効率的な物件管理が可能になります。
ただし、作成の手間やセキュリティ面での課題、業務効率の低下といった注意点にも留意しましょう。
不動産業務をさらに効率化したい場合は、（株）ｉｉｍｏｎの「速いもんシリーズ」の活用がおすすめです。
不動産の定型業務を効率化し、物件管理により注力できるようになります。
物件管理表の運用とあわせて、（株）ｉｉｍｏｎの「速いもんシリーズ」を自社の業務効率化にぜひご活用ください。
この記事を書いた人
iimon 編集部
