不動産業における3つの業務課題とは？業務改善施策やメリットも解説

「不動産業務の改善をしたい…」

「長時間労働や人手不足をなんとかしたい」

「業務量が多すぎて従業員の負担が大きい…」

上記のように悩んでいるのではないでしょうか。

業務が非効率だと、従業員の長時間労働や顧客対応の遅れにつながるため、早急に改善したいところです。

不動産業界には特有の業務課題があり、適切な改善施策によって解決することが可能です。

そこでこの記事では、おもに以下の内容を解説していきます。

• 不動産会社が抱える3つの業務課題
• 不動産業務の改善で得られる3つのメリット
• 不動産業における3つの業務改善施策

この記事を読むと、業務効率化によるコスト削減や従業員満足度を向上させる方法がわかりますよ。

不動産会社が抱える3つの業務課題

不動産会社が抱える業務課題として、おもに以下の3つがあげられます。

• 属人的な業務体制
• アナログな業務
• 業務量の多さ

順番に見ていきましょう。

不動産会社では、担当者だけが顧客情報や対応履歴を把握している状況が少なくありません。

このような属人的な業務体制では、担当者が休暇を取ったり退職した場合、顧客対応が滞るリスクが生まれます。

さらに情報共有ができていないため、同じ顧客に対して複数の担当者が重複してアプローチしてしまうケースも発生しがちです。

また担当者ごとに対応の質がバラつくため、顧客満足度に差が生まれやすくなってしまうのです。

このような状況は、営業機会の損失だけでなく、顧客からの信頼を失う原因にもなりかねません。

結果として、売上低下や競合他社への顧客流出といった深刻な経営課題に発展する可能性があるのです。

多くの不動産会社では、手書きの申込書やFAXによるやりとりが、いまでも主流となっています。

実際にアットホーム株式会社が行った調査によると、不動産購入者の約9割が「手書きで署名・捺印（対面）」で契約していたという結果もあります（※1）。

上記のようなアナログ業務は、書類の紛失リスクや作業時間を増加させる原因となっているのです。

たとえば契約書類の作成や管理において、手作業による入力ミスや書類の所在不明といったトラブルがあげられます。

また紙ベースの業務では、情報の検索に時間がかかり、顧客からの問い合わせに素早く対応できない場合も。

さらに長時間労働や休日出勤の常態化にもつながり、従業員の働きやすさを損なう要因にもなっています。

（※1）出典：PR TIMES｜アットホーム株式会社「書類のオンライン化・電子サインに関する実態調査 2024」

不動産業界では物件情報の収集から顧客対応、契約書類の作成まで多岐にわたる業務が存在します。

なかでも売買や賃貸の仲介業者は、物件管理や顧客対応など業務内容が幅広くなっています。

顧客への反響対応や追客は対応が早いほうがよいとされているため、忙しいなかでも対応を後回しにできません。

そのため顧客の動きによって突発的な業務が随時発生し、営業時間外や休日対応につながる場合も多いのです。

また一件の成約に至るまでには複数回の交渉が必要で、顧客からの質問対応や物件調査、契約書類作成など付随業務も膨大になります。

このような状況から従業員一人当たりの業務負荷が高まり、長時間労働の原因となっているのが現状です。

不動産業務の改善で得られる3つのメリット

不動産業務の改善で得られるメリットとして、おもに以下の3つがあげられます。

• コスト削減
• 従業員の働きやすさ向上
• 顧客満足度向上

順番に解説していきます。

不動産業務の改善により、さまざまな経費を削減できるでしょう。

まず紙ベースの書類作成をデジタル化すれば、用紙代や印刷代といった消耗品費をカットできます。

さらに契約書などの重要書類を電子保管に変更すれば、書類保管用のキャビネットや倉庫スペースにかかる費用も不要になります。

また業務の自動化やシステム化により、従来は特定の担当者しかできなかった専門性の高い作業を、誰でも同じ時間で処理できるように。

結果として、必要以上の人員配置が不要になり、人件費の削減効果も期待できるでしょう。

業務改善は従業員の労働環境を改善できるため、離職率の低下にもつながります。

不動産業界では長時間労働や休日出勤が常態化しており、従業員に負担をかけている状態です。

しかし、手作業で行っていた物件情報の登録や更新作業をシステム化すれば、記載ミスや情報更新の遅れを防げるだけでなく、作業時間も短縮できます。

その結果、従業員の残業時間の削減や有給休暇の取得が可能となり、ワークライフバランスが向上します。

また業務負担の軽減によりストレスが解消され、モチベーションの維持・向上も期待できるでしょう。

時間的なゆとりが生まれることで、社内でのコミュニケーションも活性化し、組織への帰属意識も育まれやすくなります。

結果として、従業員の定着率向上と採用コストの削減という好循環が生まれます。

業務改善により、従業員が重要な業務に集中できる環境が整い、顧客に対してより質の高いサービスを提供できるようになります。

たとえば、従来は事務作業に追われて十分な時間を割けなかった顧客対応に、しっかりと時間をかけられるようになるでしょう。

その結果、顧客一人ひとりのニーズに合わせた丁寧な物件提案やアフターフォローが可能になるでしょう。

不動産業における3つの業務改善施策

不動産業で取り組める業務改善施策としては、以下の3つがあげられます。

• 顧客管理システム（CRM）による情報一元化
• 業務プロセスのデジタル化と自動化の推進
• データ分析とAI活用による意思決定の精度向上

順番に見ていきましょう。

不動産会社では、顧客情報や物件データが各担当者のPCや紙の資料に分散して保管されているケースが多く見られます。

しかしCRMシステムを導入すれば、顧客の基本情報から過去の取引履歴まで、すべての情報を一箇所で管理できるようになります。

その結果、担当者が変わっても顧客への対応品質を保てるだけでなく、チーム全体で情報共有がスムーズに行えるようになるでしょう。

また顧客の希望条件や予算に合わせた物件提案も効率的に実施でき、成約率の向上が期待できます。

さらに、システムに蓄積されたデータを分析すれば、顧客の傾向や市場動向も把握しやすくなり、営業戦略の立案にも活用できます。

導入初期は操作に慣れるまで時間がかかりますが、長期的には業務効率化を実現できる施策といえるでしょう。

▼不動産業で使えるCRMとは？導入事例も紹介

https://iimon.co.jp/column/real-estate-crm-case-study

不動産業界では契約書作成や物件登録など、手作業による繰り返し業務が数多く存在しているのが現状です。

こうした定型業務をRPA（ロボットによる業務自動化）やデジタルツールで置き換えれば、作業時間を短縮できます。

たとえば電子契約システムを導入すれば、印刷や郵送にかかる時間とコストを削減し、契約手続きのスピードアップが図れます。

また物件情報の各サイトへの登録作業も自動化できるため、人的ミスの防止と作業効率の向上を同時に実現できるでしょう。

▼自社に合った不動産RPAの選び方は？導入事例あり

https://iimon.co.jp/column/real-estate-rpa

不動産業界では、経験や勘に頼った営業活動が中心となっていますが、データ分析を活用すれば客観的な根拠に基づいた判断が可能になります。

たとえば、AIを活用した需要予測システムを導入すれば、地域ごとの不動産価値の変動を予測し、投資判断の精度を高められます。

また過去の成約データを分析すれば、どのような物件がどの時期に売れやすいかといった傾向も把握できるのです。

さらに顧客の検索履歴や問い合わせ内容を分析すれば、個々のニーズに合わせたおすすめ物件の提案も効率的に行えます。

最初はデータの収集や分析方法の習得に時間がかかりますが、継続的に活用すれば競合他社との差別化ができるでしょう。

▼進むAI活用！不動産業ではどう使える？

https://iimon.co.jp/column/real-estate-ai

不動産業務を改善するなら速いもんシリーズ

不動産会社では担当者だけが情報を知っている状態や手書き書類、大量の業務といった課題があり、長時間労働や顧客対応の遅れが発生しています。

そこで、業務改善に役立つのが（株）ｉｉｍｏｎが提供する「速いもんシリーズ」です。

速いもんシリーズとは、不動産業務を効率化するツールの総称で、以下10種類のラインナップがあります。

なかでも「入力速いもん」は、手間のかかる物件登録作業を簡単に効率化できる優れたツールです。

操作は、

• 業者間流通サイトの物件情報を「1クリック」で保存
• 物件入力画面へ「1クリック」で反映

するだけで完了します。

ここからは、実際に「速いもんシリーズ」を導入した不動産会社の事例を見ていきましょう。

千代田区を中心に賃貸仲介をしている「株式会社チアエステート」では、以下のような業務課題がありました。

• 物件登録作業に時間がかかり、思いどおりに仕事が進まない
• 物件登録作業に不慣な新人スタッフも多く、なおさら時間がかかる

しかし「入力速いもん」の導入によって、

• 物件掲載スピード・掲載数が3倍に！
• 新人スタッフでも入力時間を短縮！
• 操作法が簡単なため教育コストが抑えられる！

といった成果をあげました。

出典：（株）ｉｉｍｏｎ　お客様の声

まとめ

不動産会社が抱えるおもな業務課題は、

• 属人的な業務体制
• アナログな業務
• 業務量の多さ

の3つです。

上記の課題により長時間労働や顧客対応の遅れが発生し、経営に悪影響を与えています。

業務改善により得られるメリットは、以下のとおりです。

なかでも（株）ｉｉｍｏｎの「速いもんシリーズ」は、物件登録作業などの日常業務を効率化できる優れたツールです。

速いもんシリーズなどのツール導入も検討して、非効率な業務を改善し、従業員と顧客の満足度向上を目指しましょう。