「顧客情報がバラバラで管理しきれない…」

「営業効率を上げる顧客管理システムを導入したいけれど、どれを選べばいいの？」

「システム導入で失敗したくない！」

上記のように悩んでいるのではないでしょうか。

不動産業界では顧客からの問い合わせが多岐にわたり、適切な管理ができていないと機会損失につながってしまうため、効率的な顧客管理システムの導入は急務ですよね。

顧客管理システムには数多くの選択肢があり、自社に最適なものを選ぶためのポイントも存在します。

そこでこの記事では、おもに以下の内容を解説していきます。

• 不動産業におけるおすすめの顧客管理システム5選
• 不動産業に顧客管理システムを導入する3つのメリット・デメリット
• 不動産業における顧客管理システムの導入前に確認すべき3つのポイント
• 顧客管理システムの真価を発揮させるツール

この記事を読むと、自社に適した顧客管理システムを選べるようになり、業務効率化できるようになります。

そもそも不動産業界における顧客管理システムとは？

顧客管理システム（CRM）とは、顧客との関係をデータで管理・改善するための仕組みです。

一般的な名簿管理とは異なり、不動産向けの顧客管理システムでは氏名・連絡先などの基本情報だけでなく、

• 希望エリア
• 間取り
• 予算

などといった物件条件や過去の問い合わせ履歴まで、ひとつのシステムにまとめて管理できます。

そのうえで「この顧客はペット可の物件を繰り返し閲覧している」といった行動や物件情報をシステムが自動で結びつけ、一人ひとりに合った提案を行います。

こうした機能が求められるようになった背景には、スーモやホームズなどのポータルサイトを通じたインターネット主体の物件探しが主流となり、複数の会社が同時に比較・検討されるのが当たり前の時代になったためです。

人の手だけでは対応しきれなくなったいま、顧客情報を蓄積・分析して営業活動を効率化する顧客管理システムは、成約率を高めるための必須ツールといえるでしょう。

【業態別】不動産業におけるおすすめの顧客管理システム5選

不動産業におけるおすすめの顧客管理システムとして、以下の5つがあげられます。

順番に見ていきましょう。

ATBB顧客管理は、不動産業界で長年の実績をもつアットホーム株式会社が提供する顧客管理システムです。

最大の強みは、営業時間外の問い合わせに対する自動返信メール機能で、迅速な初回対応を可能にしている点です。

顧客からの反響をもとに、名前や電話番号などの基本情報を手入力なしで自動登録できる機能も。

またアットホーム上に掲載されている他社物件の情報も確認できるため、自社物件が少ない場合でも幅広い提案が行えます。

物件情報を入力するだけで、顧客向けの紙資料まで自動作成される機能は、日常業務の効率化に大きく貢献してくれるでしょう。

参考：アットホーム株式会社｜ATBB顧客管理

顧客管理CRMは、大手不動産ポータルサイトのホームズを運営する、株式会社LIFULLが提供しているシステムです。

優先順位の高い顧客が自動表示されるほか、ホームズ登録の物件ページをワンクリックでメールに差し込めます。

シンプルな機能で、必要最低限の顧客管理・追客が自動化できるため、使いやすさを重視する場合におすすめです。

参考：株式会社LIFULL｜顧客管理CRM

カナリークラウドは、不動産仲介業務における情報一元管理や、高度な分析機能が豊富なシステムです。

不動産ポータルサイト・メール・LINE・電話・SMSなど、あらゆる経路からの反響が時系列ごとに一画面で確認できるため、顧客対応の漏れや提案タイミングの見逃しがなくなります。

また、一元管理された情報にもとづいた高度な分析機能が豊富で、営業活動の改善効果につながる点もポイントです。

参考： 株式会社カナリー｜カナリークラウド

ITANDI 賃貸仲介ノマドクラウドは、賃貸仲介業に特化して開発された顧客管理システムです。

25以上の賃貸ポータルサイトからの問い合わせを自動で取り込み、一箇所でまとめて管理できる機能が最大の特徴（※1）。

営業担当者が複数のサイトを個別にチェックする手間が省け、対応漏れを防げるメリットがあります。

さらに、お客様専用のマイページを自動で作成する機能も搭載されており、顧客との継続的なコミュニケーションを実現できます。

マイページを通じて物件提案や連絡が行えるため、他社への顧客流出を防ぐ効果も期待できるでしょう。

全国で約2,000店舗に導入されており、追客業務の自動化によって新人スタッフでも高い来店率を維持できると評価されています（※1）。

（※1）出典：イタンジ株式会社｜ITANDI 賃貸仲介ノマドクラウド

KASIKAは、Cocolive株式会社が開発した住宅・不動産業界向けのマーケティング顧客・追客管理ツールです。

顧客のWebサイト上での行動を分析し、個々に合わせたタイミングでのアプローチができます。

また自動メール配信やSMS送信機能により、手間をかけずに継続的な顧客フォローも行えます。

なかでも注目すべきは、専任のサポートチームが導入から活用まで伴走してくれる充実したサポート体制です。

定期的な1対1のミーティングを通じて、進捗や課題を共有しながら最適な運用方法を提案してもらえるため、システム導入に不安を感じる企業でも安心して利用できるでしょう。

料金は不動産売買仲介で利用する場合、初期費用70,000円、月額60,000円からとなっており、SMS送信は500通まで無料で利用可能です（※2）。

（※2）出典：Cocolive 株式会社｜価格 - 住宅・不動産業界に特化したマーケティングオートメーションツール『KASIKA』

不動産業に顧客管理システムを導入する3つのメリット

不動産業に顧客管理システムを導入するメリットとしては、おもに以下の3つがあげられます。

• 顧客情報の一元管理による業務効率化
• 追客の自動化による成約率向上
• データ分析による広告費や戦略の最適化

順番に見ていきましょう。

不動産業では、電話・メール・LINEなど複数の経路で顧客とやり取りをするため、情報が担当者ごとに分散しやすい環境です。

しかし顧客管理システムを使うと、

• 顧客の基本情報
• 希望条件
• 過去の問い合わせ履歴

などを、まとめて確認できます。

紙やExcelの表計算ソフトとは異なり、従業員全員がリアルタイムで最新データを共有できるため、対応の漏れや引き継ぎミスを未然に防げるのです。

さらに、ポータルサイトからの問い合わせを自動で取り込む機能をもつツールもあり、手入力の手間も削減できます。

顧客情報が一元化されると、つぎに見えてくる課題が「追客の精度」です。

追客では、問い合わせをしてきた見込み客に対して継続的なフォローを行い、成約へとつなげる必要があります。

そこで役立つのが顧客管理システムで、顧客の行動状況や最後にやり取りした日からの経過日数に応じて、メールやLINEを自動で送り分ける機能が搭載されているものもあるのです。

あらかじめ設定したシナリオに沿ってメッセージが届けられるため、繁忙期でもフォロー漏れが起きにくく、反応が止まっている顧客への再アプローチも優先順位をつけながら進められます。

そのため、営業担当者の負担を抑えながら成約の機会を広げられるでしょう。

一元管理と追客の効率化にくわえ、顧客管理システムはデータ分析の観点でもメリットがあります。

たとえば、問い合わせから来店・内見・申込・契約に至るまでの流れを数値で「見える化」することで自社の弱点を客観的に把握できます。

また、

• SNS
• ポータルサイト
• 自社ホームページ

などといった流入経路ごとに、反響から成約に至った割合を比較・分析できるため、費用対効果の低い広告費を削減し、効果の高い媒体に予算を集中させることも可能です。

感覚や経験だけに頼った経営判断から抜け出して、数値で裏づけられた戦略を立てられるのが、顧客管理システムならではの強みといえるでしょう。

不動産業に顧客管理システムを導入する3つのデメリット

顧客管理システムの導入には、メリットがある一方でデメリットも存在します。

おもなデメリットは以下のとおりです。

• 導入・維持にかかる継続的なコスト負担
• 現場への定着のむずかしさ
• セキュリティリスク

順番に解説していきます。

顧客管理システムの利用には、初期導入費や月々の利用料金がかかる場合がほとんどです。

また初期費用だけでなく、オプション機能を追加すると料金がかかり、利用するユーザー数や機能の数に応じてさらに膨らんでいく場合も。

ほかにも、

• 従来の紙台帳やExcelに蓄積したデータを新システムへ移行する作業
• 従業員への操作研修に対する時間と費用

などがかかるため、当初の見込みを超える予算が必要になるケースもあるでしょう。

そのため導入を検討する際には月額費用だけでなく、購入〜運用までに関わるすべての費用の合計を試算し、業務効率化や成約増加による回収見込みと照らし合わせる視点が欠かせません。

コストに見合う効果が得られなければ損失にもなりかねないため、費用対効果を見極めてから導入の判断をしましょう。

顧客管理システムは導入するだけで成果が出るものではなく、現場で継続して使われて初めて効果を発揮します。

しかしシステムの操作に不慣れな従業員にとって、入力項目の多さや複雑な操作は「手間が増えた」と感じる原因になりがちです。

その結果、以前のExcelや紙台帳による管理に戻ってしまい、システムが「形骸化（導入したが実際には使われない状態）」するリスクが生まれます。

さらに問題となるのが、経営層が従業員の意見を聞かずにトップダウンで導入を進めるパターンです。

この場合、現場の業務実態に合わないシステムが選ばれる場合もあり、新システムとExcelの両方に情報を入力する「二重管理」が発生するケースも。

こうした事態を防ぐには、導入前からの現場へのヒアリング実施と、操作研修・運用ルールの整備が必要です。

多くの不動産会社で広く使われているクラウド型の顧客管理システムは、ほとんどの場合インターネット環境がなければ動作しません。

そのため、回線障害やサーバーダウンが発生した際には、一時的にシステムが使えなくなるリスクが存在します。

またデータ同期のエラーによって最新の顧客情報が正しく反映されなかったり、同じ情報が二重に登録されるトラブルも起こりえます。

とくに不動産業では、

• 顧客の氏名
• 連絡先
• 家族構成

など、機密性の高い個人情報を大量に扱います。

外部のネットワークを経由する以上、情報漏洩などのサイバー攻撃には常に注意しなければなりません。

こうしたリスクへの備えとして、通信の暗号化（データのやり取りを暗号化し、第三者に読み取られないようにする技術）やアクセス権限の設定など、セキュリティ機能が充実したシステムを選ぶことが重要です。

不動産業における顧客管理システムの導入前に確認すべき3つのポイント

顧客管理システムの導入前に確認すべきポイントとしては、以下の3つがあげられます。

• 自社の課題と導入目的の明確化
• 現場スタッフが使いやすいシステムか
• 既存システムとの連携性

順番に解説していきます。

顧客管理システムを導入する前に、まず自社が抱える課題を洗い出しましょう。

たとえば「顧客情報が各営業担当者に分散している」「過去の顧客データを活用できていない」といった問題があげられます。

課題が曖昧なまま導入すると、高額なシステムを導入しても必要な機能が不足していたり、逆に不要な機能ばかりで費用対効果が悪くなる可能性があるためです。

また、導入目的も具体的に設定することが重要です。

「顧客ごとに適切な営業活動を行いたい」「営業活動の漏れをなくしたい」など、明確な目標があることで、システム選定時に重視すべき機能が見えてくるでしょう。

システムを実際に使用するのは現場の営業スタッフであるため、彼らにとって使いやすいかどうかが大切です。

シンプルな操作性か、見やすい画面かなどを確認し、可能であれば導入前にデモ版で使いやすさをチェックしましょう。

複雑で使いにくいシステムでは、現場スタッフが入力を面倒に感じて結局使われなくなってしまうためです。

さらに営業は外出が多いため、スマホやタブレットからも操作できるモバイル対応が必須です。

外回り中でも顧客情報の確認や入力ができると、営業効率が向上するでしょう。

また現場スタッフがシステム活用にメリットを感じられるよう、導入前に「なぜこのシステムが必要なのか」「どのように便利になるのか」を丁寧に説明することも大切です。

自社の業務に本当に必要な機能を見極め、そのシステムに備わっているかを確認しましょう。

不動産業では、

• 賃貸ポータルサイトからの顧客情報自動取り込み
• 物件情報管理
• メール配信機能

などが重要視されています。

しかし賃貸仲介業もしくは、売買業がメインなのかによって、必要な機能は異なります。

また既存の業務システムとの連携可否も、重要なポイントです。

現在使用している物件管理システムや会計システムとデータ連携できれば、二重入力の手間が省けて業務効率が向上するでしょう。

顧客管理システムの真価を発揮させる「変換速いもん」

せっかく高性能な顧客管理システムを導入しても、顧客に送る物件資料の作成に時間がかかっていては本末転倒です。

そこでおすすめしたいのが（株）ｉｉｍｏｎが提供している「変換速いもん」。

変換速いもんは、速いもんシリーズの1種で顧客管理システムと相性のよいソリューションです。

業者間流通サイトの物件データを瞬時にPDF・URL形式に変換し、質の高い資料を送付できます。

本記事で取り上げられたシステムはいずれも顧客情報の一元管理に長けていますが、実際の営業現場では「よい物件資料をいかに素早く作成するか」が勝負の分かれ目です。

変換速いもんは物件URLの貼り付けだけで、物件名・号室・写真・地図情報を含む完成度の高い資料を生成し、顧客管理システムから抽出した見込み客リストへの一斉配信を可能にしてくれるのです。

ここからは、実際に速いもんシリーズを導入して成果をあげている企業の実例を見ていきましょう。

賃貸仲介業を営む株式会社チアエステートには、以下のような課題がありました。

• 物件登録作業に膨大な時間がかかる
• ほかの業務もあるため、追客へのリソースが限られる

しかし前述した「変換速いもん」と、物件登録作業を効率化できる「入力速いもん」を導入したところ、以下の成果をあげられました。

• 作業スピードや物件の掲載数が3倍に！
• 顧客一人あたりの業務効率化ができ、生産性は2倍に！

「このサービスをもっと早く知りたかった」という声も。

出典：（株）ｉｉｍｏｎ　お客様の声

まとめ

不動産業界では、顧客情報の一元管理と営業効率化を実現するため、顧客管理システムの導入が進んでいます。

おすすめの顧客管理システムは、以下の5点です。

導入成功のポイントは、

• 自社課題の明確化
• 現場スタッフの使いやすさ
• 既存システムとの連携性

の3点です。

さらに（株）ｉｉｍｏｎの「変換速いもん」と組み合わせることで、物件資料作成の効率化と追客業務の自動化が実現でき、業務効率の大幅な向上が期待できます。

今回紹介した内容を参考に、充実した顧客対応ができる仕組みをつくっていきましょう。

▼まずはシステム導入なしで顧客管理したい！エクセルを使った顧客管理方法について詳しくはこちら

https://iimon.co.jp/column/real-estate-customer-management-excel