【一工夫ですぐできる】追客メールの返信率を上げる方法6選｜テンプレートも紹介

「メールで追客する意味があるのだろうか」「追客メールの文面がしっくりこない」と、悩んでいませんか。

LINEをはじめとしたSNSを活用する業界が増えているなかで、メールも追客に有効的な手段といえます。

しかし「追客」といっても、初回問い合わせの追客なのか、商談後の追客なのかによって、伝える内容が異なります。

そのため、シーンや顧客に合わせた追客メールの使い分けが大切です。

そこでこの記事では、

• メールで追客するメリット
• 追客メールの返信率を上げる方法
• 追客メールのテンプレート
• 追客メール作成の手間を減らす方法

などを解説します。

追客メールの返信率を向上させるための方法は、記事を読んだあとすぐに活用できますよ。

また記事後半では、追客を効率化する方法を解説していますので、ぜひ最後まで読み進めてみてください。

メールで追客する3つのメリット

不動産において、メールは顧客へのアプローチ方法として有効的な手段といえます。

具体的なメリットは、以下の通りです。

• 長文を読んでもらいやすい
• 顧客側の抵抗感が少ない
• 好きなタイミングでメールを送れる

それぞれ詳しく解説します。

メールを活用することで、長文を送ることが可能です。

追客する際には、物件情報や来店の候補日などを伝える必要があり、長文になりがちです。

LINEやSMSであればメッセージを手軽に送信でき、開封率も高い傾向にありますが、長文は最後まで読まれない可能性もあります。

一方、メールであれば文章の量や形式に制限が少ないため、長さにかかわらず情報を自由に伝えられるのです。

メールは長文を読んでもらうのに適したツールといえます。

顧客層によっては、LINEやSMSでのやり取りと比べて、メールのほうが抵抗感が少ないと感じられるでしょう。

総務省の調査によると、インターネットの利用目的としてもっとも多いのが「電子メールの送受信」です。（※1）

また、利用者の年齢層も高く、60歳以上の人も8割近くがメールの送受信でインターネットを利用していることがわかります。

画像出典：総務省「令和3年 情報通信白書」第2部 基本データと政策動向

メールは、SNSが登場する前から使用されているので馴染みがあり、使い勝手がよいと感じる人も多いので、メールでの追客は受け入れられやすいでしょう。

出典：（※1）総務省「令和3年 情報通信白書」第2部 基本データと政策動向

今では、スマートフォンからもメールを送れるので、時間や場所に左右されません。

電話のように、相手のタイミングに合わせる必要がないため、営業直後や出張先からも追客が可能です。

ただし、曜日や時間帯などのタイミングを見計らって送らないと、開封してもらえない可能性があります。

追客メールの返信率を上げる方法6選

顧客からの返信や問い合わせにつなげるには、以下のような工夫が大切です。

1. 初回メールは問い合わせから1時間以内に送る
2. 件名を工夫する
3. 「差出人」の設定をしておく
4. 顧客の希望に沿った物件情報を提供する
5. 顧客にとってもらいたい行動を記載しておく
6. 初回以降のメールでは送信の時間帯に気をつける

それぞれ詳しく解説していきます。

初回メールは、なるべく早く対応することで、そのあとの接客につながりやすくなります。

不動産情報サイト事業者連絡協議会の調査によると、顧客が不動産会社に求める内容には、以下のように「問い合わせに対する迅速な対応」が上位に入っています。（※2）

画像出典：不動産情報サイト事業者連絡協議会「「不動産情報サイト利用者意識アンケート」調査結果」

また、不動産ポータルサイトを閲覧して連絡する顧客は、複数社に一斉に問い合わせるのが一般的です。

顧客は複数の会社に連絡するものの、やり取りの手間はなるべく省きたいと考えるので、最初に返信がきた会社からの話を聞く可能性が高くなります。

そのため、なるべく早く対応することで、競合他社との顧客獲得競争に勝てる可能性が高まります。

出典：（※2）不動産情報サイト事業者連絡協議会「「不動産情報サイト利用者意識アンケート」調査結果」

メールの開封率アップには、件名を工夫することも重要です。

自分ごとと感じてもらうことが大切ですので、顧客が問い合わせしてきた物件情報を件名に用いると効果的です。

たとえば、以下のような件名が目を引きやすくなります。

• 「〇〇物件、スーモからのお問い合わせありがとうございます。」
• 「◻︎◻︎様へ、〇〇（物件名）に関する内容です。」
• 「【最新物件情報】△△エリアで物件をお探しの方必見です！」

顧客は複数の会社に連絡するため、当然、複数社からたくさんの返信メールが届きます。

顧客の年齢層や性別、検索エリアによっても目を引く内容が異なることもあるので、さまざまな件名を試してみて、返信率を比較してみてもよいでしょう。

「差出人」をきちんと設定しておくことで、顧客がメールを開封しやすくなります。

「差出人」を設定する際には、社名、または社名+営業担当者名を記載して、明確にすることが大切です。

メールを開封したあとに、直接電話をかける人もいるので、社名や担当者名に加えて電話番号の記載も忘れないようにしましょう。

一度来店している場合、接客時にヒアリングした希望に沿った物件を提供することが大切です。

いくつか物件資料を添付して、各物件のおすすめポイントをそれぞれ記載しておくと親切でしょう。

▼顧客の希望に沿った物件を、効率よく見つけ出す秘訣は？

https://iimon.co.jp/column/thing-put-out-real-estate

顧客のなかには、メールを読んでも具体的に何をしたらいいのかがわからず、アクションを起こさない人は少なくありません。

物件情報さえ提供すれば、向こうから連絡をくれるだろうという考えは機会損失につながります。

そのため、

• 「内見も可能ですので、ぜひ一度ご連絡ください」
• 「お客様のご希望に沿った提案も可能ですので、ご来店ください」

など、アクションにつなげやすい一言を入れておきましょう。

メールを開きやすいタイミングを考えておかないと、いくら送っても開かれる可能性が低くなります。

たとえば、

• 平日の朝8時ごろ
• お昼時間
• 18時以降
• 休日の10時以降

などは、メールを開きやすい時間帯でありメール追客が効果的といえます。

顧客の年齢層によってメールを開封する時間は異なるので、対象顧客によって工夫してみましょう。

【段階別】追客メールのテンプレート

本章では、賃貸不動産を検討している人に向けた追客メールのテンプレートを紹介します

営業の段階によって送る内容が異なるため、以下の3段階に分けて作成しています。

• 【初回問い合わせ】の追客メール
• 【商談後】の追客メール
• 【停滞している顧客】への追客メール

• 件名：

【内覧会実施中】〇〇物件のお問い合わせありがとうございます。株式会社△△△△不動産

• 本文：

◻︎◻︎様

お世話になっております。

△△△△不動産の△△（担当者名）でございます。

このたびは、〇〇エリアの物件「〇〇」についてお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。

ご関心をお持ちの「〇〇物件」は、最寄り駅から徒歩約5分で、周辺には「◯◯」や「◯◯」など飲食店やスーパーマーケットも点在しております。

通勤・通学や普段のお買い物にも、大変便利な立地に佇む物件でございます。

内覧に関してですが、完全予約制となっております。

恐れ入りますが、以下のリンクより内覧日時のご予約をお願いいたします。

＞＞内覧のご予約はこちら（内覧予約用のリンクを設置）＜＜

◻︎◻︎様の物件探しを精一杯お手伝いいたします。

どうぞよろしくお願いいたします。

また、そのほかご不明点・ご質問やお困りごとがありましたら、下記までお気軽にお問い合わせください。

株式会社△△△△不動産

△△△△（担当者氏名）

携帯：△△△-△△△△-△△△△

メールアドレス：△△△△△△△△△△△△

• 件名：

【お礼】◻︎◻︎様、内覧およびご商談でお時間をいただきありがとうございました。

• 本文：

◻︎◻︎様

お世話になっております。

△△△△不動産の△△（担当者名）でございます。

本日は、お忙しいところ「〇〇物件」の内覧およびご商談でお時間をいただき、ありがとうございました。

ご同席くださったご家族様にも、お礼をお伝え頂ければと存じます。

物件の検討に際して、ご質問やご不明点などございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。

また、商談時に◻︎◻︎様より質問いただきました「〇〇」と「〇〇」につきましては、確認の上、（日時）までにあらためてご連絡いたします。

引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

また、そのほかご不明点・ご質問やお困りごとがありましたら、下記までお気軽にお問い合わせください。

株式会社△△△△不動産

△△△△（担当者氏名）

携帯：△△△-△△△△-△△△△

メールアドレス：△△△△△△△△△△△△

• 件名：

【最新物件情報】◻︎◻︎様におすすめの物件｜△△駅徒歩10分圏内！暮らしやすさに特化した建売住宅

• 本文：

◻︎◻︎様

お世話になっております。

△△△△不動産の△△でございます。

お住まい探しのご状況はいかがでしょうか？

このたび、◻︎◻︎様の希望にぴったりの建売住宅の物件情報がございましたので、ご案内いたします。

【物件情報】

—------------------------------------------

〇〇エリア（建売住宅の商品名）

〇〇万円

〇〇駅より徒歩〇〇分

〇〇LDK（間取り）/ 〇〇㎡ / 〇向き（方角）

〇〇小学校（徒歩〇分）/〇〇中学校（徒歩〇分）

駅徒歩10分圏内で通勤ラクラク！スーパーマーケットや飲食店、インターチェンジなども近く、暮らしやすい環境です。

—------------------------------------------

＞＞内覧のご予約はこちら（内覧予約用のリンクを設置）＜＜

もしも、ご希望条件に変更がございましたら、お気軽にお申し付けください。

◻︎◻︎様の物件探しを精一杯お手伝いいたします。

また、そのほかご不明点・ご質問やお困りごとがありましたら、下記までお気軽にお問い合わせください。

どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社△△△△不動産

△△△△（担当者氏名）

携帯：△△△-△△△△-△△△△

メールアドレス：△△△△△△△△△△△△

追客メールを作成する手間を減らす方法

追客メールを作成する手間を減らす方法は、以下の2つです。

• 追客メールのテンプレートを共有し使いやすくする
• 効率化ツールを活用する

それぞれ詳しく解説します。

追客メールのテンプレートを社内で共有することは、業務効率化において大きなメリットがあります。

テンプレートが共有されていれば、社内での情報や表現の統一性が保たれ、どの担当者が対応しても一貫した印象を顧客に与えることが可能です。

また、テンプレートがあることで新人でもすぐに質の高い追客メールを作成できるようになり、社員全体の業務効率が向上します。

毎回一から文章を考える手間が省けるため、メール作成にかかる時間の大幅削減に貢献できるでしょう。

この削減できた時間を有効活用することで、より多くの見込み客への営業活動や新たな集客施策の検討など、収益に直結する業務に注力することが可能になります。

結果として、追客業務全体の質と量の両方を向上させることができるでしょう。

追客メールの作成を効率化するためには、適切なツールの活用が非常に効果的です。

日々の業務のなかで、追客メールに物件資料を添付する作業は簡単なようで意外と時間がかかるものです。

物件写真や間取り図をPDF化してメールに貼り付ける作業は、一件ずつ行うと膨大な時間を要します。

しかし、顧客からの要望に迅速に応えることは、成約率向上に直結する重要な要素です。

特に複数の不動産会社と比較検討している顧客に対しては、スピーディーな対応が決め手となることも少なくありません。

この課題を解決するには、物件資料を簡単にPDF化やURL化できるツールの導入が有効です。

ワンクリックで必要な資料を適切な形式に変換できれば、作業時間を大幅に短縮できます。

また、追客メール以外にも、不動産業務には多くの定型作業が存在します。

例えば、ポータルサイトへの物件情報入力や賃貸物件の進捗状況確認などは、集客や成約に欠かせない重要な業務です。

これらの作業を特定の担当者のみが行う「属人化」の状態から脱却し、誰でも簡単に処理できるシステムを構築することが大切です。

業務全体の効率化を進めることで、追客メール作成の手間だけでなく、不動産業務全体の生産性が向上し、最終的には顧客満足度と成約率の向上につながるでしょう。

追客メールを効率化するなら！不動産管理のDXツール「速いもんシリーズ」

追客にメールを活用することで、さまざまな年齢層の顧客にも効果的なアプローチを実現できます。

しかし、顧客ごとの物件資料作成・メール送信などには手間と時間がかかります。

そこで活用したいのが、（株）ｉｉｍｏｎが提供している「速いもんシリーズ」です。

速いもんシリーズとは、不動産業の業務効率化を簡単・便利に推進してくれるツールで、機能によって以下9種類に分けられます。

なかでも「変換速いもん」は、賃貸物件の資料をワンクリックでPDF化・URL化できるため、追客の効率化に役立つツールといえるでしょう。

「変換速いもん」は、業者間流通サイトからワンクリックでPDF・URL化ができ、物件の提案や物件情報を送る際に活用できるツールです。

具体的には、

• 業者間流通サイトの情報を「1クリック」でPDF保存・URL化
• URLを貼り付けて物件データを送信

といった操作で、簡単に物件情報を掲載し届けられます。

本ツールを用いることで、追客メールに物件資料を添付する作業を効率化することが可能です。

また、

• 賃貸物件の新着・更新情報の洗い出しを効率化できる「物確速いもん」
• 不動産ポータルサイトへの入力作業を効率化できる「入力速いもん」

との併用もおすすめです。

ここからは「入力速いもん」と「変換速いもん」を導入した企業の事例を見ていきましょう。

売買や賃貸仲介、リフォーム業を営む「株式会社ROOTS」は、速いもんシリーズを導入する前には、以下の課題を抱えていました。

• 営業スタッフが入力作業をしており、営業に専念できない状況
• 提案資料の準備など工数に工数がかかる
• マイソク図面だと写真の情報量が少ない
• とくに繁忙期だとやり取りの最中に物件が他決してしまう

しかし、速いもんシリーズの導入によって、以下の成果を得られました。

• 新規登録において大幅に工数を削減
• 提案資料の準備から送信、その後の顧客とのやり取りまでがスムーズになった

顧客に早く情報を送ることで、成果につながっている事例です。

出典：（株）ｉｉｍｏｎ　お客様の声

まとめ

不動産営業におけるメール追客のメリットは、顧客側の抵抗感の少なさや長文を送信できる点です。

また、メールの開封率を上げるためには、以下のような一工夫を加えることが大切です。

1. 初回メールは問い合わせから1時間以内に送る
2. 件名を工夫する
3. 「差出人」の設定をしておく
4. 顧客の希望に沿った物件情報を提供する
5. 顧客にとってもらいたい行動を記載しておく
6. 初回以降のメールでは送信の時間帯に気をつける

ただし、メール作成は手間と時間がかかる仕事。

日々の営業が忙しい人は、（株）ｉｉｍｏｎが提供している「速いもんシリーズ」の導入を検討してみましょう。

特に「変換速いもん」は、業者間流通サイトの情報を1クリックでPDF保存・URL化できるため、追客メールの送信作業がぐっと効率化できますよ。